Processen bygger på att utnyttja befintliga erfarenheter från olika områden som man är väl förtrogen med. Är du en duktig ”hemmafixare” har du en uppsjö av erfarenheter så som tapetsering, målning och snickeri. Är du väl förtrogen med köket hemma kan du med van hand använda dina erfarenheter från att strukturera upp alla redskap till att nyttja när du ska diskutera sql-databaser eller fileservers på jobbet.
De flesta e-arkiv bygger på mappar i botten och likheterna mellan systemen är mer slående än undantag. Det är mest specifika ordval och en ovana att krångla till det som ofta fäller avgörandet.
Vi brukar likna valet av det man ska fylla sitt e-arkiv med som en shoppinglista till sin matvarubutik. Vilket recept gäller för dagen? Är det oxfilè eller falukorv som står på menyn? Är det fest eller vardag? I vilken ordning ska inköpen göras? Veckohandla eller för dagen? Du måste planera ditt e-arkiv liksom du måste planera dina inköp av matvaror. Om du ser likheterna så kan du använda dina invanda rutiner när du ställs inför en nytt problem – eller snarare möjlighetsområde.